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La spirale dans le rétro

Comment utiliser la spirale dynamique comme outil opérationnel

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Objectifs

La spirale dynamique est une grille de lecture systémique. C'est à dire qu'elle permet de porter son regard sur des axes différents d'une même problématique.

L'utiliser comme outil de rétrospective permet donc d'adresser des questionnements complémentaires.

L'application de la spirale agile que je vous propose est un séminaire stratégique dont l'objectif est triple : faire une rétrospective, capitaliser sur les forces et se projeter dans l'avenir.

Un thème par code

Chaque code apporte l'opportunité de se questionner sur une thématique précise du système (l'équipe, l'entreprise, l'organisation) :

  • Beige : La sécurité et l’environnement de travail
  • Violet : Vos valeurs, la notion d’équipe et la vision de l’avenir
  • Rouge : La gestion des conflits et les résistances au changement
  • Bleu : L’application de méthodes, la définition des rôles, les relations contractuelles
  • Orange : Les processus d’optimisation et d’innovation
  • Vert : La collaboration et la délégation
  • Jaune : La mécanique d’adaptation de la gouvernance et l’agilité collective
Pour chaque thème, il sera proposé aux participants de réfléchir à ce qui s'est passé dans la période concernée par le séminaire (l'année par exemple). Quelques questions peuvent guider les participants.
Attention ces questions doivent être ouvertes et suffisamment "larges" pour que les participants ne cherchent pas à y répondre spécifiquement.

Pour simplifier l'explication, je vous propose, des ateliers d'une heure par code qui se succèdent, soit une journée de séminaire. Sachez juste que c'est un peu court et qu'1,5 jours ou 2 sont idéals Tout dépend du temps que peut accorder l'équipe.

Inclusion

Pour chaque thème abordé, il peut être proposé une inclusion spécifique afin de mettre en condition les participants et les faire rentrer dans la vision du monde spécifique au code, Par exemple.

Violet :

Faites choisir un animal Totem puis faites exprimer pourquoi l'animal a été choisi, en quoi il peut protéger l'équipe au travers de ses qualités "mystiques" ou imaginaires. Le code violet est un code collectif, qui prend racine dans la tribu, la perception d'une magie, d'un danger provenant de l'extérieur. L'objectif est donc de faire entrer les participants dans ce contexte magique, tribale et irrationnel.

J'utilise pour cela le jeu "Animaux totem" que vous pouvez trouver sur souriezvousjouez.com

Rouge :

Le code de l'individualité, de l'égocentrisme. Il faut aller chercher l'esprit de combativité des participants. J'utilise des "exploration bags" de LEGO® SERIOUS PLAY®.

Chaque participant a le même set de légos. Je propose alors de créer la structure la plus "forte" (je laisse volontairement un flou s'installer sur la définition de la force pour qu'elle soit personnelle) et leur annonce qu'ils feront un combat à la fin de la construction. Bien sûr ce combat n'aura pas lieu mais chacun aura détaillé le "pourquoi" sa structure est la plus forte en comparaison des autres. On peut imaginer une sorte de "tournoi" qui permettrait à chacun de chercher à être le plus fort (pas le meilleur ...le plus fort)

Orange : J'utilise une adaptation du Kata de l'amélioration continue de Mike Rother (que j'ai découvert sur la page de Chris Deniaud

Le but est de construire un puzzle relativement simple, de faire une rétro, de prendre une action d'amélioration, et d'itérer. Le jeu proposé par Chris comprend des documents, et un mode opératoire précis.

Pour ce cas précis, j'allège un peu le jeu et ne distribue que les puzzle (simples, de 15 pièces maximum, car le puzzle lui même risque de poser problème ce qui fausse le jeu et fait perdre de son intérêt et de sa rapidité).

Chaque équipe a à faire le même puzzle, j'utilise des 15 pièces "Cars 3" ( celui avec Jackson Storm ... aucun autre intérêt que d'en laisser trainer un à la maison pour mes garçons !!!)

Les participants sont regroupés par équipe de 4 et j'annonce que le groupe vainqueur sera celui qui aura été le plus rapide ET aura respecter ses engagements.

Bien sûr, je surjoue la compétition, en rappelant les objectifs et en mettant en valeur l'équipe en tête.

Le code Orange est celui qui va chercher l'optimisation, l'engagement pour le plaisir personnel.

Je ne fais que 4 itérations, pour une journée de travail, j'enchaine les sessions d'une heure et je "taille" les inclusions à 15 minutes maximum.

Les ateliers

L'important n'est bien sûr pas l'inclusion en tant que tel, mais sa capacité à faire "plonger" les participants dans un environnement précis pour que se crée l'introspection réduite à une thématique.

Chaque atelier qui suivra tournera autour des thématiques. Ne pas hésitez à faire varier les formats d'échanges. Piochez dans les "liberating structures" chères à Anne Gabrillagues

(si l'un de ses ateliers est programmé dans l'un des agile tours de votre région, prenez votre ticket et passez une heure avec elle !!).

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez soumettre aux participants :

  • Violet:

Dans quelle mesure les environnements de travail sont sécurisants pour les équipes ?
Quelles seront les prochaines perturbations dans les équipes ?
Comment les traiter ?

  • Rouge :

Comment avez-vous réussi à traiter les contextes de conflits ?
Quelles sont vos plus belles victoires (protection de vos équipes) ?

Quelles sont les difficultés (résistances aux changements) auxquelles vous pensez être confrontés dans les prochains mois?

  • Bleu

Quels sont les KPI que vous suivez, depuis quand ?
Comment les organigrammes sont visibles, connus, transmis ?
Quelle importance les rôles et titres sont-ils perçus ?
Quelles sont les futures « normes », certification à obtenir ?
Quels sont les nouveaux processus à mettre en place ?
Quels sont les contrats à modifier ?

  • Orange

Quelles ont été les initiatives apportées par les équipes ?
Comment le droit à l’erreur est mis en pratique ?
Qu’avez-vous mis en place pour favoriser l’optimisation des activités ?
Quels ont été les MVP de l’année ?
Quelle est le reflet des résultats individuels dans les rémunérations ? Est-ce satisfaisant ?
Quels sont les domaines d’innovation attendus ?
De quels supports vous avez besoin pour obtenir des gains de productivités ?

  • Vert

Quels sont les mécaniques de délégation ?
Quels sont les « beaux souvenirs » d’un travail d’équipe réussi ?
Quels sont les enjeux d’interactions avec les autres direction de votre entreprise du groupe ?

Comment transformer des habitudes de travail « isolées » ?
Quelles sont les communauté manquantes ?

Jaune est particulier, il fait appel, non plus à la recherche de solutions, mais à la projection dans un monde dans lequel les problèmes n'existent plus.

Les ateliers "solution focus" sont des outils complétement adapté pour permettre "d'aller faire un tour en jaune".

Je propose d'identifier un futur idéal (thème à choisir en cadrage de la demande ou/et ajouter des éléments qui auraient émergé durant la journée). L'objectif de cette partie est :

De mettre en place des petits pas

De sensibiliser à la "réparation de la spirale", c'est à dire des codes quine seraient pas "sains". Il faut donc emmener les participants à échanger sur des postures ou pratiques manquantes mais nécessaires.

Jaune peut être finalement le moment de recherche d'amélioration globale du système. Il est aussi possible d'interroger la gouvernance, les mécanismes de prises de décision et d'agilité collective

Je conseille d'utiliser un grand brown-paper et des post-it "RIO" de 3M qui ont la particularité d'être proches des couleurs de la spirale :)

L'intérêt est une lecture facile des points en besoin d'amélioration

A vous de jouer ?

N'hésitez pas à tester et me faire part des retours et constats que vous avez pu faire.

Une autre façon de faire peut etre de faire jouer au groupe la spirale version équipe en préambule de la journée !

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